Mất con dấu doanh nghiệp phải làm gì để kiểm soát rủi ro nội bộ?

Khi phát hiện thất lạc con dấu, câu hỏi đầu tiên mà ban điều hành đặt ra là mất con dấu doanh nghiệp phải làm gì để hạn chế tranh chấp phát sinh. Trong tình huống này, doanh nghiệp cần ưu tiên kiểm soát rủi ro nội bộ ngay lập tức, lập văn bản ghi nhận sự việc, rà soát lại các hồ sơ vừa ký và thông báo tới ngân hàng cùng các đối tác giao dịch quan trọng.

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định về con dấu và việc quản lý, lưu giữ thực hiện theo điều lệ hoặc quy chế của doanh nghiệp. Một quy trình xử lý nội bộ rõ ràng giúp đơn vị giảm rủi ro bị lợi dụng con dấu đã mất.

Cơ sở xử lý theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện cùng các đơn vị trực thuộc khác. Nhờ đó doanh nghiệp chủ động quyết định phương án thay thế khi sự cố xảy ra.

Luật Doanh nghiệp 2020 cũng đã bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng, vốn từng áp dụng trong giai đoạn Luật Doanh nghiệp 2014 còn hiệu lực. Con dấu của doanh nghiệp gồm hai hình thức, bao gồm dấu làm tại cơ sở khắc dấu, hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử. Việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Bạn có thể xem thêm bài quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp để nắm rõ cách xây dựng thẩm quyền quản trị. Với các tình huống đặc thù như con dấu cũ được cấp theo quy định của các giai đoạn trước, hoặc doanh nghiệp thuộc nhóm ngành nghề có quy định quản lý riêng, doanh nghiệp nên tham vấn cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc luật sư để nhận hướng dẫn chi tiết.

Những việc cần xử lý ngay khi phát hiện mất dấu

Ngay sau khi phát hiện mất dấu, doanh nghiệp nên ưu tiên các bước ghi nhận và thông báo dưới đây. Đây là cách quản trị rủi ro để tham khảo, không phải thủ tục bắt buộc theo luật.

Lập biên bản nội bộ ghi nhận sự việc

Người phụ trách giữ dấu hoặc người phát hiện sự cố cần lập ngay biên bản ghi nhận việc con dấu bị thất lạc. Nội dung biên bản cần thể hiện rõ thời gian, địa điểm nghi ngờ xảy ra việc mất dấu, thông tin người đang chịu trách nhiệm quản lý dấu tại thời điểm đó, cùng chữ ký xác nhận của các nhân sự liên quan. Biên bản giúp doanh nghiệp lưu lại mốc thời gian con dấu rời khỏi sự kiểm soát của công ty.

Rà soát danh mục các văn bản đã đóng dấu gần nhất

Bộ phận văn thư, kế toán và hành chính nên kiểm tra hồ sơ lưu trữ để xác định văn bản cuối cùng được đóng dấu hợp lệ. Việc này giúp công ty khoanh vùng các hợp đồng, chứng từ đã phát hành trước thời điểm mất dấu.

Gửi thông báo tới ngân hàng và các đối tác trọng yếu

Khi xác nhận con dấu không còn trong tầm kiểm soát, doanh nghiệp nên gửi thông báo cho ngân hàng nơi công ty giao dịch và các đối tác quan trọng. Thông báo nêu rõ con dấu cũ không còn do công ty giữ từ ngày giờ cụ thể, để các bên thận trọng với văn bản đóng dấu đó phát sinh sau thời điểm này.

Quyết định mẫu con dấu thay thế và đưa vào sử dụng

Sau khi ghi nhận và thông báo, doanh nghiệp quyết định mẫu con dấu thay thế để tiếp tục công việc.

Ban hành quyết định thay thế con dấu theo thẩm quyền nội bộ

Theo điều lệ công ty, người có thẩm quyền ban hành quyết định ngừng sử dụng con dấu cũ và phê duyệt mẫu con dấu mới. Trong quyết định nội bộ này, doanh nghiệp nên ghi rõ ngày bắt đầu áp dụng mẫu dấu mới, đồng thời quy định cách thức bàn giao và phân công nhân sự chịu trách nhiệm bảo quản. Bạn có thể xem thêm bài giới thiệu các loại con dấu doanh nghiệp để chọn đúng loại cần làm lại.

Đặt làm con dấu mới và xác định thời điểm hiệu lực

Doanh nghiệp liên hệ cơ sở khắc dấu để làm con dấu mới và xem bản thiết kế trước khi sản xuất. Sau khi nhận dấu, công ty nên gửi văn bản cho ngân hàng và đối tác để thông báo mẫu dấu mới và ngày bắt đầu sử dụng. Bạn có thể tham khảo dịch vụ khắc dấu công ty, kích thước tròn thông dụng là 36 mm hoặc 38 mm.

Biện pháp phòng ngừa rủi ro thất lạc con dấu trong tương lai

Để hạn chế thất lạc con dấu, doanh nghiệp nên rà soát lại quy tắc lưu giữ nội bộ.

Quy định rõ người giữ dấu và cách bàn giao khi vắng mặt

Quy chế nội bộ nên chỉ định rõ người giữ dấu. Khi người giữ dấu vắng mặt, nên lập biên bản bàn giao ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc.

Lập sổ theo dõi đóng dấu và cất giữ đúng nơi quy định

Mỗi lần đóng dấu, người phụ trách có thể ghi vào sổ theo dõi số hiệu văn bản, nội dung chính và người ký. Khi không dùng, nên cất con dấu ở nơi có khóa thay vì để trên bàn làm việc.

Khắc Dấu Nam Việt hỗ trợ dựng bản thiết kế để khách duyệt, đối chiếu từng ký tự tên và mã số thuế trước khi làm. Khi có nhu cầu làm con dấu thay thế hoặc cần tư vấn kỹ thuật đóng dấu, quý khách có thể gửi yêu cầu trực tiếp qua trang liên hệ để nhận phản hồi nhanh chóng.

Bài hướng dẫn liên quan

Hai bài sau nói về cách đóng dấu và việc thay đổi mẫu dấu của doanh nghiệp.

• cách đóng dấu công ty cho dấu mới
• đổi con dấu và cập nhật quy chế