Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp theo quy định hiện hành

Khi doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ, mã số hoặc muốn điều chỉnh nhận diện thương hiệu, việc xử lý con dấu là mối quan tâm hàng đầu của bộ phận quản trị. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định hình thức, số lượng, nội dung con dấu, đồng thời không phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng.

Vì quy định pháp lý hiện nay đã mở rộng quyền tự chủ cho doanh nghiệp, thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp chủ yếu diễn ra trong phạm vi quản trị nội bộ. Đơn vị chỉ cần ban hành quyết định thay đổi, chốt ngày sử dụng con dấu mới, xác định ngày dừng con dấu cũ, đối chiếu thông tin với giấy chứng nhận đăng ký, lưu hồ sơ và cập nhật quy chế vận hành theo đúng thẩm quyền.

Cơ sở pháp lý về việc thay đổi con dấu doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp 2014 từng quy định doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 không còn yêu cầu bước này trước khi sử dụng dấu.

Các điểm chính của Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 về con dấu:

• Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện cũng như đơn vị khác trực thuộc.
• Con dấu của doanh nghiệp gồm hai hình thức: con dấu làm tại cơ sở khắc dấu, hoặc con dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng.
• Việc quản lý và lưu giữ con dấu thực hiện theo điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp và đơn vị có dấu ban hành.

Bạn có thể xem thêm bài về các loại con dấu doanh nghiệp để chọn đúng loại dấu cần thay. Đối với những trường hợp đặc thù, chẳng hạn như doanh nghiệp vẫn đang dùng con dấu cũ được cấp theo quy định của các giai đoạn trước, hoặc doanh nghiệp thuộc lĩnh vực có quy định riêng, nên hỏi cơ quan quản lý hoặc luật sư để được hướng dẫn phù hợp.

Quy trình nội bộ gợi ý khi thực hiện thay đổi con dấu doanh nghiệp

Dưới đây là quy trình nội bộ gợi ý để doanh nghiệp tham khảo. Đây là cách làm quản trị, không phải thủ tục bắt buộc theo luật.

Bước 1: Ban hành văn bản quyết định thay đổi mẫu dấu

Người có thẩm quyền theo điều lệ công ty ban hành quyết định thay đổi con dấu. Quyết định nên nêu lý do, ví dụ đổi tên công ty, chuyển địa chỉ trụ sở, cập nhật thông tin hoặc đổi nhận diện.

Đặc biệt, văn bản này cần ấn định cụ thể ngày bắt đầu áp dụng con dấu mới, đồng thời xác định ngày chính thức ngừng sử dụng con dấu cũ. Mốc thời gian rõ ràng giúp văn thư, kế toán và đối tác biết văn bản nào dùng dấu cũ, văn bản nào dùng dấu mới.

Bước 2: Thiết kế và đối chiếu thông tin con dấu mới

Doanh nghiệp xây dựng bản thiết kế con dấu mới. Theo thông lệ nghề, đường kính dấu tròn phổ biến là 36 mm hoặc 38 mm, và mẫu dấu không nên chứa quốc kỳ, quốc huy hay biểu tượng cơ quan nhà nước.

Trước khi đưa mẫu vào sản xuất, người phụ trách cần đối chiếu cẩn thận từng ký tự tên công ty, mã số thuế trên bản thiết kế với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới được cấp. Khi đã chốt thông tin, doanh nghiệp có thể đặt khắc con dấu công ty theo đúng bản thiết kế đã duyệt.

Bước 3: Cập nhật quy chế quản trị và lưu trữ hồ sơ

Doanh nghiệp nên rà soát lại quy chế quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp nội bộ. Bản quy chế này nên nêu rõ các điểm cơ bản:

• Người chịu trách nhiệm giữ con dấu.
• Phạm vi văn bản được phép đóng dấu.
• Cách bàn giao con dấu khi người giữ dấu vắng mặt.

Sau khi nhận con dấu mới, bộ phận hành chính nên lưu quyết định thay đổi, bản thiết kế đã duyệt và biên bản bàn giao vào hồ sơ của công ty.

Bước 4: Xử lý con dấu cũ theo quy định nội bộ

Con dấu cũ sau ngày ngừng sử dụng nên được xử lý theo quy chế của công ty để tránh bị dùng nhầm. Doanh nghiệp có thể cất giữ riêng để lưu trữ hoặc hủy mặt dấu theo quy chế đã ban hành.

Doanh nghiệp cũng nên gửi thông tin mẫu dấu mới và ngày bắt đầu áp dụng cho ngân hàng và các đối tác thường xuyên giao dịch.

Lưu ý phân biệt giữa thay đổi con dấu và khắc lại con dấu

Thay đổi con dấu khác với khắc lại con dấu cùng mẫu. Thay đổi áp dụng khi nội dung, thông tin hoặc hình thức nhận diện của dấu đổi.

Nếu dấu chỉ mòn mặt cao su, lún khay mực hoặc vỡ cán và thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký không đổi, doanh nghiệp không cần đổi mẫu. Lúc này bạn xem phương án khắc lại dấu tròn công ty theo đúng mẫu đang dùng.

Khắc Dấu Nam Việt hỗ trợ dựng bản thiết kế để khách duyệt từng thông tin trước khi làm. Bạn có thể gửi yêu cầu qua trang Liên hệ.

Bài hướng dẫn liên quan

Hai bài sau nói về cách đóng dấu và tình huống mất dấu.

• đóng dấu công ty đúng kỹ thuật
• công ty mất con dấu phải làm gì