Cách đóng dấu công ty đúng kỹ thuật và thông lệ văn thư

Bởi Hoàng Yến · 15/10/2026 ·7 phút đọc

Cách đóng dấu công ty đúng theo thông lệ văn thư là đặt con dấu vuông góc với mặt giấy, dùng lực ấn đều tay và để hình dấu đè lên khoảng một phần ba chữ ký tươi của người có thẩm quyền về phía bên trái. Thao tác này giúp nét mực rõ ràng và dấu gắn liền với chữ ký trên văn bản.

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu. Vì vậy, các hướng dẫn về vị trí và thao tác dưới đây xuất phát từ thông lệ văn phòng trong nghề, doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo quy chế của mình.

Nội dung bài viết 14 mục XemThu gọn

Vị trí và kỹ thuật đóng dấu tròn doanh nghiệp

Để tài liệu trình bày gọn gàng, người thực hiện văn thư cần nắm rõ kỹ thuật định vị con dấu và cách tác động lực lên thân dấu.

Vị trí con dấu so với chữ ký

Trong thực hành văn bản, con dấu tròn thường được đóng lệch về bên trái của chữ ký người đại diện hoặc người được ủy quyền. Nét mực con dấu cần chèn lên khoảng một phần ba độ dài chữ ký tươi.

Người đóng dấu chỉ thực hiện khi văn bản đã có chữ ký tươi của người ký. Không đóng dấu khống chỉ khi văn bản chưa có chữ ký.

Thao tác tay và lực bấm con dấu

Cán dấu lật tự động hiện nay rất phổ biến nhờ tính tiện lợi. Khi thao tác, bạn đặt đáy con dấu tiếp xúc hoàn toàn với mặt phẳng của giấy, giữ cán dấu vuông góc với mặt giấy trên mặt bàn phẳng.

Bạn ấn đều tay từ trên xuống. Tránh ấn nghiêng một bên vì mặt cao su tiếp xúc không đều sẽ làm hình dấu chỗ đậm chỗ nhạt.

Cách đóng dấu giáp lai trên tập tài liệu

Dấu giáp lai được dùng cho các hợp đồng, biên bản hoặc hồ sơ gồm nhiều trang rời nhau nhằm chứng minh tính liên tục của tài liệu. Thông lệ văn thư là đóng ở mép phải của tập giấy xếp so le, tối đa khoảng năm tờ cho một lần đóng. Đây là kinh nghiệm sắp xếp văn bản, không phải điều luật ràng buộc doanh nghiệp.

Cách chọn mực và đóng dấu trên các bề mặt khác nhau

Độ bám dính và độ bền màu của hình dấu phụ thuộc rất nhiều vào loại mực cùng chất liệu giấy tiếp xúc.

Màu mực và chủng loại mực

Mực màu đỏ là lựa chọn thông dụng cho con dấu tròn công ty. Đường kính dấu tròn phổ biến hiện nay thường là 36 mm hoặc 38 mm.

Khi châm thêm mực, bạn nên dùng loại mực cùng thương hiệu với cán dấu đang sử dụng nhằm giữ độ bền cho khay thấm.

Kỹ thuật đóng dấu trên giấy bóng và bao bì

Khi cần đóng dấu lên giấy bóng, nhãn mác phủ màng nilon, bao bì nhựa hoặc kim loại, mực nước thông thường sẽ bị trôi, nhòe và không thể bám dính.

Đối với các chất liệu trơn này, doanh nghiệp cần trang bị loại mực chống trôi chuyên dụng.

Cách châm mực đúng liều lượng

Khi hình dấu mờ nhạt, bạn tiến hành tra thêm mực vào khay theo các bước đơn giản:

Tháo khay mực ra khỏi thân dấu theo cấu tạo của từng loại cán.
Nhỏ từ năm đến tám giọt mực chuyên dụng, rải đều trên bề mặt mút xốp. Không nên đổ quá nhiều khiến mực bị ứ đọng thành vũng.
Để yên khay mực từ một đến ba phút cho dung dịch ngấm sâu vào lõi xốp, sau đó lắp lại vào thân cán và dập thử vài lần trên giấy nháp.

Những việc không nên làm khi sử dụng con dấu

Để kéo dài tuổi thọ của mặt khắc và tránh các rủi ro giấy tờ, người quản lý dấu cần lưu ý một số thói quen không phù hợp:

Không đóng dấu khống chỉ khi văn bản chưa có chữ ký.
Không dùng cồn, xăng, dầu hoặc keo 502 để lau mặt dấu cao su vì các chất này làm teo và chảy cao su.
Không để con dấu ở nơi nhiệt độ cao, ví dụ trong cốp xe hoặc chỗ phơi nắng.

Bảo quản và xử lý các sự cố thường gặp

Việc bảo dưỡng con dấu định kỳ giúp đường nét của hình dấu luôn sắc cạnh, rõ ràng từng ký tự mã số thuế và tên doanh nghiệp.

Cách bảo quản con dấu bền đẹp

Sau khi dùng xong hoặc khi cần mang con dấu đi công tác, bạn nên bấm nút khóa dấu. Nút khóa này giữ cho mặt cao su tách rời khỏi khay mực, giúp mặt cao su không bị ngâm mực liên tục gây lún đệm và nhòe nét. Định kỳ dùng bàn chải sợi mềm hoặc khăn ẩm lau nhẹ bụi bẩn trên mặt dấu.

Khắc phục sự cố hỏng hóc cơ học

Trong quá trình vận hành, con dấu có thể gặp một số lỗi cơ bản và được giải quyết nhanh chóng:

Mặt cao su bị bong khỏi đế: rửa sạch, lau khô rồi dán lại bằng băng dính hai mặt chuyên dụng, không dùng keo 502.
Khay mực bị lún hằn sâu: thay khay mực mới cùng kích thước.
Cán dấu bị vỡ: có thể lắp mặt cao su cũ sang thân cán mới cùng kích thước. Các lỗi khác bạn xem trong bài sửa con dấu lấy ngay.

Nguyên tắc quản lý con dấu trong nội bộ công ty

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi đưa vào sử dụng. Việc quản lý và lưu giữ con dấu thực hiện theo điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành.

Để phòng ngừa rủi ro, mỗi đơn vị nên xây dựng văn bản hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp. Quy chế có thể nêu người giữ dấu, phạm vi văn bản được đóng dấu và cách bàn giao khi người giữ dấu vắng mặt, đây chỉ là gợi ý để tham khảo. Ngoài ra, việc phân định rõ chức năng giữa con dấu pháp nhân và các loại con dấu doanh nghiệp khác như dấu chức danh, dấu phòng ban sẽ giúp bộ máy vận hành trơn tru hơn.

Khi doanh nghiệp có nhu cầu làm mới hoặc thay đổi thông tin trên con dấu, xưởng Khắc Dấu Nam Việt luôn hỗ trợ dựng bản thiết kế chi tiết để khách hàng kiểm tra từng ký tự tên và mã số thuế trước khi gia công. Bạn có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ khắc dấu công ty và gửi yêu cầu trực tiếp qua trang Liên hệ của chúng tôi để được tư vấn chu đáo.